Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Olympos GbR
Manuel Stöckler & Christian Häusler
Schloßsteige 16
72516 Scheer
Deutschland
Telefon: +49 (0) 7572 4868646
E-Mail: info@olympos.ai
Website: www.olympos.ai
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da dies für unsere Unternehmensgröße gesetzlich nicht erforderlich ist. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte verantwortliche Stelle unter info@olympos.ai.
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der geltenden gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TMG). In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und unserer Dienstleistungen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erfüllung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften vorgesehen wurde.
Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
Konkrete Speicherfristen:
- Vertragsdaten, Rechnungen: 10 Jahre (§ 147 AO)
- Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 257 HGB)
- Kontaktanfragen: Bis Bearbeitung + 3 Monate
- Newsletter: Bis Abmeldung
- Server-Logfiles: 7 Tage
Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur solche Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt (sog. "Server-Logfiles"). Wenn Sie unsere Website aufrufen, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen die Website anzuzeigen:
- Besuchte Website
- Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes
- Menge der gesendeten Daten in Byte
- Quelle/Verweis, von welchem Sie auf die Seite gelangten
- Verwendeter Browser
- Verwendetes Betriebssystem
- Verwendete IP-Adresse (ggf. in anonymisierter Form)
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben oder anderweitig genutzt. Wir behalten uns allerdings vor, die Server-Logfiles nachträglich zu überprüfen, sollten konkrete Anhaltspunkte auf eine rechtswidrige Nutzung hinweisen.
Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden.
Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Internetseite erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.
Wir verwenden auf unserer Website darüber hinaus Cookies, die eine Analyse des Surfverhaltens der Nutzer ermöglichen. Die auf diese Weise erhobenen Daten der Nutzer werden durch technische Vorkehrungen pseudonymisiert. Daher ist eine Zuordnung der Daten zum aufrufenden Nutzer nicht mehr möglich. Die Daten werden nicht gemeinsam mit sonstigen personenbezogenen Daten der Nutzer gespeichert.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notwendiger Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies zu Analysezwecken ist bei Vorliegen einer diesbezüglichen Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.
Cookie-Kategorien auf unserer Website:
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Wenn Sie uns per Kontaktformular oder E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name und Ihre Telefonnummer sowie weitere freiwillig angegebene Informationen) zwecks Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
Wenn Sie Kunde bei uns werden oder Interesse an unseren Dienstleistungen zeigen, verarbeiten wir die folgenden Daten:
- Anrede, Vorname, Nachname
- Firma, Position
- E-Mail-Adresse
- Anschrift
- Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk
- Weitere Daten, die Sie uns freiwillig mitteilen
Diese Daten erheben wir:
- zur Identifikation als Kunde oder Interessent
- zur angemessenen Beratung und Dienstleistungserbringung
- zur Korrespondenz mit Ihnen
- zur Rechnungsstellung
- zur Abwicklung von eventuellen Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis erforderlich.
Die für die Geschäftsabwicklung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.
Als KI-Agentur entwickeln und implementieren wir KI-basierte Lösungen. Die Datenverarbeitung erfolgt unterschiedlich je nach Art der Leistung:
(a) Service-Lösungen (Vermittlung & Einrichtung):
Olympos richtet Lösungen für Sie ein, verarbeitet aber keine laufenden Daten. Sie schließen direkte Verträge mit Drittanbietern (z.B. für Voice AI, Automatisierung). Olympos ist in diesem Fall kein Auftragsverarbeiter.
(b) Individuelle Lösungen (Custom-Entwicklung):
Olympos entwickelt maßgeschneiderte Workflows über Ihre eigenen Accounts (Make, n8n, etc.). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist nur erforderlich, wenn Olympos während der Entwicklung Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten hat.
(c) Service-Pakete (Support, Wartung, Optimierung):
Olympos handelt als Auftragsverarbeiter, wenn wir laufend Zugriff auf Ihre Systeme haben. In diesem Fall schließen wir mit Ihnen einen AVV gemäß Art. 28 DSGVO ab.
(d) Voice AI und biometrische Daten:
Bei Voice AI-Lösungen werden Sprachdaten verarbeitet, die als biometrische Daten gemäß Art. 9 DSGVO gelten.
WICHTIG: Bei Service-Lösungen sind SIE (der Kunde) Verantwortlicher für die Sprachdaten Ihrer Endnutzer (Anrufer). Sie müssen:
- Einwilligungen der Anrufer einholen (z.B. durch Ansage)
- Transparent über KI-Einsatz informieren
- Opt-Out-Möglichkeit anbieten
- AVV mit den Drittanbietern abschließen
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen
Olympos unterstützt Sie durch Bereitstellung von DSFA-Vorlagen und technischen Informationen.
(e) Drittanbieter:
Wir setzen sorgfältig ausgewählte Drittanbieter ein, insbesondere:
- KI-Services (z.B. Anthropic, Mistral AI, Azure AI)
- Automatisierungs-Plattformen (z.B. Make, n8n)
- Kommunikations-Tools (z.B. Vapi, Twilio, Vonage)
- Cloud-Infrastruktur (z.B. Microsoft Azure, AWS)
Mit Drittanbietern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, haben wir AVVs gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Bei internationalen Übermittlungen (z.B. USA) nutzen wir Standardvertragsklauseln (SCCs) oder das EU-US Data Privacy Framework. Details zu den eingesetzten Drittanbietern erhalten Sie auf Anfrage unter info@olympos.ai.
(f) Unsere Grundsätze:
- KI-Systeme werden in sicheren Umgebungen betrieben
- Keine Verwendung von Kundendaten zum Training von KI-Modellen ohne Einwilligung
- Datensparsamkeit bei allen Implementierungen
- Einhaltung von DSGVO und EU AI Act (Verordnung 2024/1689)
Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse, um Ihnen regelmäßig Informationen zu unseren Dienstleistungen, Neuerungen im Bereich KI und relevante Brancheninformationen zuzusenden.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletter ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhoben wurde, nutzen wir diese gemäß § 7 Abs. 3 UWG auch für die elektronische Übermittlung von Werbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen. Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.
Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Wenn Sie Ihre Anmeldung nicht innerhalb von 24 Stunden bestätigen, werden Ihre Informationen gesperrt und nach einem Monat automatisch gelöscht.
Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Ihre E-Mail-Adresse wird demnach solange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist. Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen, indem Sie auf den dafür vorgesehenen Link in jedem Newsletter klicken oder uns eine entsprechende Mitteilung zukommen lassen.
